各相关单位：

《中国热带作物学会会计档案管理办法》经2024年3月14日第十届十二次常务理事会议审议通过，现予以印发，请遵照执行。

特此通知。

                              中国热带作物学会

                                                               2024年4月8日

中国热带作物学会会计档案管理办法

第一章   总  则

第一条  为了规范和加强中国热带作物学会（以下简称 “学会”）会计档案管理，有效保护和合理利用会计档案，保证会计档案的安全性和完整性，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）等有关规定，结合学会实际，制定本办法。

第二条  会计档案室指在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条  综合事务部（党委办公室）负责会计档案的管理工作。

会计档案管理职责：

1. 负责财务会计档案的收集、整理、立卷工作。

2. 负责移交前会计档案的保管和利用。

3. 按规定时限将会计档案归档。

4. 会计档案鉴定和销毁等工作

5. 建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度。

会计档案的具体管理工作由综合事务部（党委办公室）的财务部门负责，确保妥善保管、有序存放、方便查阅、 严防毁损，保管地点应具备防潮、防霉、防蛀、防火、防盗 等条件。

第二章   会计档案归档范围

第四条  会计凭证。包括各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，银行存款 (借款）对账单及余额调节表等。

第五条  会计账簿。包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。

第六条  财务报告。包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

第七条  其它会计核算资料。包括与会计核算紧密相关、由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

第八条  增值税普通发票。

第三章   会计档案整理

第九条  会计年度结束后，应按会计档案材料的关联性， 将装订成册的会计档案进行整理立卷，并按顺序编号。

第十条  会计凭证整理。

(一)按月立卷。每月末将装订成册的凭证统一登记案卷目录；

(二)分散装订。根据凭证的多少进行分散装订，做到 整齐、牢固、美观；

(三)装订封面的所有内容要填写齐全，包括单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

第十一条  会计账簿整理。各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其它均需整理并妥善保管。

(一)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写 “结转下年”字样，不填其它内容；

(二)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列；

(三)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起；

(四)会计账簿的装订顺序为：会计账簿装订封面→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。装订后的会计账簿应牢固、平整，不得有折角、掉页现象，并注明所属年度、账簿名称、编号；

(五) 在账簿装订的封口处加盖装订人印章；

(六) 会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。

第十二条  会计报表整理。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度结束后统一归档保管。

第四章   会计档案的归档保管与借阅使用

第十三条  当年的会计档案在会计年度结束后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

第十四条 会计档案管理人员负责会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

第十五条  财务部门建立会计档案清册和借阅登记清册。调阅会计档案须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。

第十六条  借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

第十七条  借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准。需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准。

第十八条  机构或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第五章   会计档案保管期限

第十九条  会计凭证保管期限15 年；会计账簿保存 15 年，其中现金和银行存款日记账保存25 年；会计报表保存10 年，其中年度决算表永久保存；发票保管5 年。

第六章   会计档案的销毁

第二十条  会计档案保管期满，由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管部门或领导批准后方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权和债务时为止。

第二十一条  按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，要认真清点、核对；销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

第七章   附  则

第二十二条  本办法由学会秘书处综合事务部（党委办公室）负责解释。

第二十三条  自发布之日起实施。同时原《中国热带作物学会档案管理办法》（中热学字〔2011〕13号）文件废止。

中热学字〔2024〕29号 中国热带作物学会关于印发《中国热带作物学会会计档案管理办法》的通知.pdf